چارچوب بندي زمان (time boxing) موثرترين ابزار شناخته شده مديريت زمان است. حتي اگر در گذشته با نحوه استفاده از اين ابزار آشنا بوده ايد، اين مقاله فرصتي را برايتان فراهم مي سازد كه به شكل بهتري از اين ابزار استفاده نماييد.
اجازه دهيد قبل از هر چيز مفهوم چارچوب بندي زمان را معني كنيم. چارچوب بندي زمان يعني اختصاص تناوب هاي زماني مشخص براي انجام دادن كارهايي از پيش تعيين شده، در واقع بجاي اينكه تا پايان يافتن كاري وقت بگذاريد بايست متعهد شويد كه تمام يا بخشي از كار را در مدت زماني معلوم انجام دهيد و نبايد اين برايتان مهم باشد كه كل كار پايان پذيرد.
البته اجراي اين مفهوم در عمل خيلي هم ساده نيست و نبايد گول تعريف ساده آن را خورد. روش هايي كه در ادامه مقاله مطرح شده اند به شما كمك ميكنند تا از پس چارچوب بندي زمان به خوبي بر آييد.
1- شكستن فعاليت هاي بزرگ
استفاده از تناوب هاي زماني به روشني سبب پيشرفت در فعاليت هاي بزرگ مي گردد و شما را قادر مي سازد پيشرفت مستمري در انجام فعاليتهاي وحشتناك داشته باشيد. استفاده از اين ابزار شما را مطمئن مي سازد كه انجام كارهاي بزرگ و وحشتناك، تمام وقت شما را در يك روز به تاراج نخواهد برد.
2- رهاشدن از فعاليت هاي بي اهميت
چارچوب بندي زمان روشي بسيار مناسب براي به تسخير كشيدن فعاليت هاي رنج آور است. فعاليت هاي كم اهميتي كه انجام آنها براي شما ناراحت كننده است. مساله اي كه با اين فعاليت هاي ناچيز و آزار رسان وجود دارد اين است كه هر كدام از آنها به تنهايي مي توانند پيشرفت شما را به تاخير بيندازند. اين فعاليت ها مقدار زيادي از انرژي ذهني شما را از بين مي برند. راهبردي بسيار مناسب براي حفظ اين انرژي چارچوب بندي زمان براي انجام يكباره تمامي اين گونه فعاليت ها است.
3- غلبه كردن بر تعلل
در مواردي كه تعلل در انجام كاري داريد و از تمام كردن آن صرف نظر كرده ايد، كافيست آن را در در چارچوب زماني مشخصي قرارداده و دنبال نماييد. در اين صورت با غلبه بر مقاومت در مقابل انجام آن كار و در يك حركت آني خواهيد توانست آن كار را به پايان برسانيد.
اگر هنوز تعلل و به تعويق انداختن كارها گريبانگير شما است براي راحتي خيال كافيست پايان زماني را كه مشخص كرده ايد ناديده بگيريد و كار را ادامه دهيد تا تمام شود. به اين حالت "چارچوب زماني باز" گفته مي شود. در اين حالت بايد حداقل تناوب زماني را تا جايي كه دوست داريد براي انجام دادن كار تنظيم نماييد. بسياري دوست دارند صداي زمانسج خودشان را با صداي يك تشويق دسته جمعي كه بسيار هم موثر است، به نشان پايان بخشيدن كارشان به صدا در آورند.
4- پرهيز از كمال گرايي
كمال گرايي در كار يكي از دلايل تعلل است. بجاي دوري كردن از يك كار بهتر است آن كار را تا پايان زماني كه برايش در نظر گرفته ايد ادامه دهيد. متعهد بودن به تناوب زماني تعيين شده براي انجام يك كار بهترين راهبردي است كه شما مي توانيد براي پرهيز از كمال گرايي و تاثير كاهنده آن انتخاب نماييد.
سروكار داشتن با كمال گرايي راه حلي را مي طلبد كه به آن "چارچوب زماني بسته" گفته مي شود كه براي به حداكثر رساندن تناوب انجام كار در نظر گرفته مي شود. بسياري دوست دارند در برخورد با چنين مواقعي صداي زمانسنج خودشان را با صداي رنج آوري همراه سازند تا به آنها يادآوري نمايد كه فورا بايد كارشان را به فرصتي ديگر پرتاب نمايند.
5- ايجاد تمركز
چارچوب بندي زمان براي كارهاي ويژه سبب مي شود تا زماني كه پنجره زماني آن كار ويژه باز است ساير كارهاي غير مرتبط از حوزه كاريتان خارج شوند. اگر مصمم هستيد بهره وري تان را افزايش دهيد كاهش دغدغه هاي ذهني بسيار ضروري است.
سازماندهي كارها در چارچوب هاي زماني مشخص سبب مي شود ساختار درستي براي انجام فعاليت هايتان ايجاد شود. پيشگيري از حواس پرتيها باعث مي شود راندمان كاريتان افزايش يافته و كاملا در جريان انجام كار قرار بگيريد.
6- بالابردن راندمان
آيا اين نكته درست نيست كه بيشتر كارها در زمان هاي پاياني مهلت در نظر گرفته شده براي آن كارها و يا قبل از تعطيلات انجام مي شود؟ به دلايلي اين گونه تصور مي شود كه معمولا راندمان كاري در پايان تناوب هاي زماني مشخص شده در بيشترين حالت خود است.
چارچوب بندي زماني فعاليت ها فشار كاري را از دوش شما بر مي دارد و مزيت زيادي براي پايان بخشيدن به كارها دارد به شرطي كه مطمئن باشيد زمانسنج شما قابل مشاهده است و شما مطابق زمان اختصاص يافته به انجام كارهايتان مي پردازيد.
7- بالابردن انگيزه
كارهاي بزرگ فارغ از ميزان اهميت آنها كاهنده انگيزه هستند چرا كه زمان زيادي را مي طلبند تا پايان پذيرند و پيامد آنها مشخص گردد. معمولا ترجيح داده مي شود كارهاي بزرگ به تعويق بيفتد چرا كه پرداختن به كارهاي سريع و آسان گواراتر است و اين كارها زودتر نتيجه داده و پايان مي پذيرند.
ليكن عبور كردن به سادگي، از كنار كارهايي كه در فهرست كارهاي شما برانگيزاننده هستند سبب خواهد شد يك چارچوب بندي زماني را با موفقيت به پايان برسانيد. كار كردن با تعهد به يك چارچوب بندي زمان پيشرفت عيني را براي شما به ارمغان خواهد آورد.
ايده ديگري كه چگونگي استفاده از چارچوب بندي زمان باعث افزايش انگيزه كاري مي شود خارج شدن از چالش ها و سرگرمي هاست. به عنوان مثال در يك ساعت چند تماس تلفني مي توانيد داشته باشيد؟ چرا سعي نمي كنيد ركورد خودتان را بهتر كنيد؟
8- اهداف فازي داشته باشيد
اگر چه بسياري از كارشناسان ممكن است با آنچه گفته خواهد شد موافق نباشد ليكن به نظر مي رسد لزومي ندارد تمام اهداف كاري در نظر گرفته شده كاملا مشخص، قابل اندازه گيري، دست يافتني، واقعي و داراي محدوديت زماني باشند.
گاهي اوقات مي توان از آزادي در رسيدن به پيامد كارها لذت برد. گاهي اوقات مي توان تنها به بهبود برخي كارها پرداخت، البته نه آنگونه كه به طور دقيق و از پيش در مغزمان مشخص شده باشند. لزومي ندارد در تمام موارد اهداف به صد در صد خودشان برسند. اگر در كنار كارهايي كه نياز به تمركز داشته و بايد مطابق يك زمانبندي معلوم پايان پذيرند، بتوانيد اهداف فازي (fuzzy) را نيز در چارچوب بندي زمان قرار دهيد بي شك يكي از بهترين هاي دو عالم خواهيد بود.
9- آغاز كشف خلاقانه
پروژه هايي كه نيازمند ميزان بالايي از خلاقيت هستند كارهاي مناسبي براي شروع تا پايان درون يك چارچوب زماني مشخص نيستند. موثرترين روش براي پرداختن به اين گونه كارها آن است كه يك مرحله آغازين شناور داشته باشيد. آنگاه براي مدت زماني آن كار را فراموش كنيد. اين گونه است كه شما به ذهن ناخودآگاه تان فرصت مي دهيد تا بر روي آن مساله كار كرده و پاسخ را به شما نشان دهد. مرحله توفان ذهني آغازين، يك انتخاب كامل براي چارچوب بندي زمان است هنگامي كه پيامدهاي دقيقي را براي آن كار متصور نيستيد.
10- افزايش زمان آگاهي
معمولا چه مدت زماني را تا پايان روز به سرگرداني از دست مي دهيد؟ مميزي زمان هاي سپري شده يكي از ارزشمندترين فعاليت ها براي تشخيص نحوه سپري كردن زمان روزانه شماست كه نحوه تنظيم و گذران زمان و ارزش آن را براي شما مشخص مي نمايد. زمانبندي فعاليت هاي روزانه اين گونه مميزي را بسيار زياد براي شما آسان مي سازد. افزايش آگاهي به نحوه سپري كردن مناسب زمان به شما كمك مي كند در برابر كارهاي بي اهميت در اغلب موارد نه بگوييد.
11- موزون ساختن كار
تنها هنگامي اثربخشي كاركرد شما افزايش مي يابد كه بتوانيد به روش درستي بين تناوب هاي زماني كار و استراحت خودتان توازن برقرار نماييد. چارچوب بندي زمان سازوكاري مناسبي است براي آنكه اين توازن رخ دهد. كليد اين سازوكار نيز آن است كه نحوه توازن يا ريتم خودتان را پيدا كنيد.
تناوب بين انواع چارچوب هاي زماني مانند كار/استراحت يا كار سخت/كار آسان، استفاده شما از ميزان انرژي تان را بيشينه كرده و شما را براي پايان بخشيدن به كارهاي بيشتر توانمند مي سازد. به عنوان مثال ريتم مناسب بين بسته هاي كاري را مي توان 50 دقيقه كار و 10 دقيقه استراحت تعيين كرد. (براي آشنايي بيشتر بهتكنيك پومودور رجوع نماييد) و يا در يك ساعت كاري از رابطه {(10+2)Í5} كه در اينجا تشريح شده است، بهره برد.
12- در ابتدا كارهاي معني دار انجام دهيد
انجام كارهاي خيلي مهم در ابتداي زمان كاري، يك توصيه كلاسيك براي معنا بخشيد به فعاليت هاي روزانه است. بدين منظور لازم است قبل از اينكه نظم زماني كارهايتان از هم پاشيده شود زمان در اختيارتان را چارچوب بندي نماييد.
13- زندگي را متوازن سازيد
به خاطر داشته باشيد كه استفاده از چارچوب بندي زمان تنها براي فعاليت هاي كاري و شغلي نيست. شما مي توانيد از چارچوب بندي زمان براي هر موضوعي در زمينه هاي مختلف مانند گذراندن اوقات فراغت، ديدار دوستان و سرگرمي استفاده نماييد.
از پيش اختصاص دادن بسته هاي زماني براي آنچه انجام خواهيد دارد راهبردي بسيار عالي براي كمك به توازن بخشيدن به زندگي است. در واقع طرحريزي چارچوب هاي زماني قلب سامانه اولويت بندي است كه مي توانيم از آن بهره ببريم.
14- سوراخ هاي زمانتان را ببنديد
حتما مي دانيد منظور چيست. عوض كردن مداوم شبكه هاي تلويزيوني، وبگردي، بازي، غذا خوردن، كنترل ايميل ها و نظاير آن براي هر كسي ممكن است رخ دهد. خودتان را سرزنش نكنيد! كافيست براي اين گونه كارها نيز چارچوب زماني مشخصي در نظر بگيريد تا از اين طريق بتوانيد از زمان به طرز بهينه اي استفاده نماييد.
15- به خودتان جايزه بدهيد
اگر پاداش دادن به خودتان را براي تكميل هر كار اختصاص داده ايد، ممكن است اين موضوع سبب شود تا تنها كارهاي سريع و ساده را انجام دهيد و از انجام كارهاي مهم تعلل ورزيد. چرا به خودتان وقتي يك چارچوب زماني را به پايان مي رسانيد جايزه نمي دهيد؟ اين جوايز مي توانند خيلي خيلي ناچيز و ساده باشند مانند نوشيدن يك ليوان آب، تنفس عميق كنار پنجره اي باز و يا پرتاب چند دارت به صفحه نشانه روي آن!
اجازه دهيد قبل از هر چيز مفهوم چارچوب بندي زمان را معني كنيم. چارچوب بندي زمان يعني اختصاص تناوب هاي زماني مشخص براي انجام دادن كارهايي از پيش تعيين شده، در واقع بجاي اينكه تا پايان يافتن كاري وقت بگذاريد بايست متعهد شويد كه تمام يا بخشي از كار را در مدت زماني معلوم انجام دهيد و نبايد اين برايتان مهم باشد كه كل كار پايان پذيرد.
البته اجراي اين مفهوم در عمل خيلي هم ساده نيست و نبايد گول تعريف ساده آن را خورد. روش هايي كه در ادامه مقاله مطرح شده اند به شما كمك ميكنند تا از پس چارچوب بندي زمان به خوبي بر آييد.
1- شكستن فعاليت هاي بزرگ
استفاده از تناوب هاي زماني به روشني سبب پيشرفت در فعاليت هاي بزرگ مي گردد و شما را قادر مي سازد پيشرفت مستمري در انجام فعاليتهاي وحشتناك داشته باشيد. استفاده از اين ابزار شما را مطمئن مي سازد كه انجام كارهاي بزرگ و وحشتناك، تمام وقت شما را در يك روز به تاراج نخواهد برد.
2- رهاشدن از فعاليت هاي بي اهميت
چارچوب بندي زمان روشي بسيار مناسب براي به تسخير كشيدن فعاليت هاي رنج آور است. فعاليت هاي كم اهميتي كه انجام آنها براي شما ناراحت كننده است. مساله اي كه با اين فعاليت هاي ناچيز و آزار رسان وجود دارد اين است كه هر كدام از آنها به تنهايي مي توانند پيشرفت شما را به تاخير بيندازند. اين فعاليت ها مقدار زيادي از انرژي ذهني شما را از بين مي برند. راهبردي بسيار مناسب براي حفظ اين انرژي چارچوب بندي زمان براي انجام يكباره تمامي اين گونه فعاليت ها است.
3- غلبه كردن بر تعلل
در مواردي كه تعلل در انجام كاري داريد و از تمام كردن آن صرف نظر كرده ايد، كافيست آن را در در چارچوب زماني مشخصي قرارداده و دنبال نماييد. در اين صورت با غلبه بر مقاومت در مقابل انجام آن كار و در يك حركت آني خواهيد توانست آن كار را به پايان برسانيد.
اگر هنوز تعلل و به تعويق انداختن كارها گريبانگير شما است براي راحتي خيال كافيست پايان زماني را كه مشخص كرده ايد ناديده بگيريد و كار را ادامه دهيد تا تمام شود. به اين حالت "چارچوب زماني باز" گفته مي شود. در اين حالت بايد حداقل تناوب زماني را تا جايي كه دوست داريد براي انجام دادن كار تنظيم نماييد. بسياري دوست دارند صداي زمانسج خودشان را با صداي يك تشويق دسته جمعي كه بسيار هم موثر است، به نشان پايان بخشيدن كارشان به صدا در آورند.
4- پرهيز از كمال گرايي
كمال گرايي در كار يكي از دلايل تعلل است. بجاي دوري كردن از يك كار بهتر است آن كار را تا پايان زماني كه برايش در نظر گرفته ايد ادامه دهيد. متعهد بودن به تناوب زماني تعيين شده براي انجام يك كار بهترين راهبردي است كه شما مي توانيد براي پرهيز از كمال گرايي و تاثير كاهنده آن انتخاب نماييد.
سروكار داشتن با كمال گرايي راه حلي را مي طلبد كه به آن "چارچوب زماني بسته" گفته مي شود كه براي به حداكثر رساندن تناوب انجام كار در نظر گرفته مي شود. بسياري دوست دارند در برخورد با چنين مواقعي صداي زمانسنج خودشان را با صداي رنج آوري همراه سازند تا به آنها يادآوري نمايد كه فورا بايد كارشان را به فرصتي ديگر پرتاب نمايند.
5- ايجاد تمركز
چارچوب بندي زمان براي كارهاي ويژه سبب مي شود تا زماني كه پنجره زماني آن كار ويژه باز است ساير كارهاي غير مرتبط از حوزه كاريتان خارج شوند. اگر مصمم هستيد بهره وري تان را افزايش دهيد كاهش دغدغه هاي ذهني بسيار ضروري است.
سازماندهي كارها در چارچوب هاي زماني مشخص سبب مي شود ساختار درستي براي انجام فعاليت هايتان ايجاد شود. پيشگيري از حواس پرتيها باعث مي شود راندمان كاريتان افزايش يافته و كاملا در جريان انجام كار قرار بگيريد.
6- بالابردن راندمان
آيا اين نكته درست نيست كه بيشتر كارها در زمان هاي پاياني مهلت در نظر گرفته شده براي آن كارها و يا قبل از تعطيلات انجام مي شود؟ به دلايلي اين گونه تصور مي شود كه معمولا راندمان كاري در پايان تناوب هاي زماني مشخص شده در بيشترين حالت خود است.
چارچوب بندي زماني فعاليت ها فشار كاري را از دوش شما بر مي دارد و مزيت زيادي براي پايان بخشيدن به كارها دارد به شرطي كه مطمئن باشيد زمانسنج شما قابل مشاهده است و شما مطابق زمان اختصاص يافته به انجام كارهايتان مي پردازيد.
7- بالابردن انگيزه
كارهاي بزرگ فارغ از ميزان اهميت آنها كاهنده انگيزه هستند چرا كه زمان زيادي را مي طلبند تا پايان پذيرند و پيامد آنها مشخص گردد. معمولا ترجيح داده مي شود كارهاي بزرگ به تعويق بيفتد چرا كه پرداختن به كارهاي سريع و آسان گواراتر است و اين كارها زودتر نتيجه داده و پايان مي پذيرند.
ليكن عبور كردن به سادگي، از كنار كارهايي كه در فهرست كارهاي شما برانگيزاننده هستند سبب خواهد شد يك چارچوب بندي زماني را با موفقيت به پايان برسانيد. كار كردن با تعهد به يك چارچوب بندي زمان پيشرفت عيني را براي شما به ارمغان خواهد آورد.
ايده ديگري كه چگونگي استفاده از چارچوب بندي زمان باعث افزايش انگيزه كاري مي شود خارج شدن از چالش ها و سرگرمي هاست. به عنوان مثال در يك ساعت چند تماس تلفني مي توانيد داشته باشيد؟ چرا سعي نمي كنيد ركورد خودتان را بهتر كنيد؟
8- اهداف فازي داشته باشيد
اگر چه بسياري از كارشناسان ممكن است با آنچه گفته خواهد شد موافق نباشد ليكن به نظر مي رسد لزومي ندارد تمام اهداف كاري در نظر گرفته شده كاملا مشخص، قابل اندازه گيري، دست يافتني، واقعي و داراي محدوديت زماني باشند.
گاهي اوقات مي توان از آزادي در رسيدن به پيامد كارها لذت برد. گاهي اوقات مي توان تنها به بهبود برخي كارها پرداخت، البته نه آنگونه كه به طور دقيق و از پيش در مغزمان مشخص شده باشند. لزومي ندارد در تمام موارد اهداف به صد در صد خودشان برسند. اگر در كنار كارهايي كه نياز به تمركز داشته و بايد مطابق يك زمانبندي معلوم پايان پذيرند، بتوانيد اهداف فازي (fuzzy) را نيز در چارچوب بندي زمان قرار دهيد بي شك يكي از بهترين هاي دو عالم خواهيد بود.
9- آغاز كشف خلاقانه
پروژه هايي كه نيازمند ميزان بالايي از خلاقيت هستند كارهاي مناسبي براي شروع تا پايان درون يك چارچوب زماني مشخص نيستند. موثرترين روش براي پرداختن به اين گونه كارها آن است كه يك مرحله آغازين شناور داشته باشيد. آنگاه براي مدت زماني آن كار را فراموش كنيد. اين گونه است كه شما به ذهن ناخودآگاه تان فرصت مي دهيد تا بر روي آن مساله كار كرده و پاسخ را به شما نشان دهد. مرحله توفان ذهني آغازين، يك انتخاب كامل براي چارچوب بندي زمان است هنگامي كه پيامدهاي دقيقي را براي آن كار متصور نيستيد.
10- افزايش زمان آگاهي
معمولا چه مدت زماني را تا پايان روز به سرگرداني از دست مي دهيد؟ مميزي زمان هاي سپري شده يكي از ارزشمندترين فعاليت ها براي تشخيص نحوه سپري كردن زمان روزانه شماست كه نحوه تنظيم و گذران زمان و ارزش آن را براي شما مشخص مي نمايد. زمانبندي فعاليت هاي روزانه اين گونه مميزي را بسيار زياد براي شما آسان مي سازد. افزايش آگاهي به نحوه سپري كردن مناسب زمان به شما كمك مي كند در برابر كارهاي بي اهميت در اغلب موارد نه بگوييد.
11- موزون ساختن كار
تنها هنگامي اثربخشي كاركرد شما افزايش مي يابد كه بتوانيد به روش درستي بين تناوب هاي زماني كار و استراحت خودتان توازن برقرار نماييد. چارچوب بندي زمان سازوكاري مناسبي است براي آنكه اين توازن رخ دهد. كليد اين سازوكار نيز آن است كه نحوه توازن يا ريتم خودتان را پيدا كنيد.
تناوب بين انواع چارچوب هاي زماني مانند كار/استراحت يا كار سخت/كار آسان، استفاده شما از ميزان انرژي تان را بيشينه كرده و شما را براي پايان بخشيدن به كارهاي بيشتر توانمند مي سازد. به عنوان مثال ريتم مناسب بين بسته هاي كاري را مي توان 50 دقيقه كار و 10 دقيقه استراحت تعيين كرد. (براي آشنايي بيشتر بهتكنيك پومودور رجوع نماييد) و يا در يك ساعت كاري از رابطه {(10+2)Í5} كه در اينجا تشريح شده است، بهره برد.
12- در ابتدا كارهاي معني دار انجام دهيد
انجام كارهاي خيلي مهم در ابتداي زمان كاري، يك توصيه كلاسيك براي معنا بخشيد به فعاليت هاي روزانه است. بدين منظور لازم است قبل از اينكه نظم زماني كارهايتان از هم پاشيده شود زمان در اختيارتان را چارچوب بندي نماييد.
13- زندگي را متوازن سازيد
به خاطر داشته باشيد كه استفاده از چارچوب بندي زمان تنها براي فعاليت هاي كاري و شغلي نيست. شما مي توانيد از چارچوب بندي زمان براي هر موضوعي در زمينه هاي مختلف مانند گذراندن اوقات فراغت، ديدار دوستان و سرگرمي استفاده نماييد.
از پيش اختصاص دادن بسته هاي زماني براي آنچه انجام خواهيد دارد راهبردي بسيار عالي براي كمك به توازن بخشيدن به زندگي است. در واقع طرحريزي چارچوب هاي زماني قلب سامانه اولويت بندي است كه مي توانيم از آن بهره ببريم.
14- سوراخ هاي زمانتان را ببنديد
حتما مي دانيد منظور چيست. عوض كردن مداوم شبكه هاي تلويزيوني، وبگردي، بازي، غذا خوردن، كنترل ايميل ها و نظاير آن براي هر كسي ممكن است رخ دهد. خودتان را سرزنش نكنيد! كافيست براي اين گونه كارها نيز چارچوب زماني مشخصي در نظر بگيريد تا از اين طريق بتوانيد از زمان به طرز بهينه اي استفاده نماييد.
15- به خودتان جايزه بدهيد
اگر پاداش دادن به خودتان را براي تكميل هر كار اختصاص داده ايد، ممكن است اين موضوع سبب شود تا تنها كارهاي سريع و ساده را انجام دهيد و از انجام كارهاي مهم تعلل ورزيد. چرا به خودتان وقتي يك چارچوب زماني را به پايان مي رسانيد جايزه نمي دهيد؟ اين جوايز مي توانند خيلي خيلي ناچيز و ساده باشند مانند نوشيدن يك ليوان آب، تنفس عميق كنار پنجره اي باز و يا پرتاب چند دارت به صفحه نشانه روي آن!
